Comment contourner les contrôleurs d'accès à l'aide des fonctionnalités du système de messagerie vocale

Les gardiens sont le Cerbère du secteur du recrutement. Leur travail est de permettre aux âmes correctement associées de passer, tout en refoulant le reste d’entre nous aux portes.

De nombreux articles ont été écrits sur la manière de les approcher, sur ce qu'il faut leur dire et même sur la manière de nouer des relations à long terme avec eux.

Alors que les assistants administratifs sont généralement les gardiens les plus difficiles, les réceptionnistes peuvent également être protecteurs, interrogeant votre entreprise et la raison de votre appel. Même lorsque les réceptionnistes sont obligeants, après leur avoir parlé 20 ou 30 fois par jour, ils commenceront à reconnaître votre voix. Appeler tard pour joindre une fonction de « standard automatique » en dehors des heures d'ouverture qui clique après 5h00 est utilisé par certains comme une alternative. Le problème est que la personne que vous essayez de contacter est peut-être rentrée chez elle, vous obligeant à laisser un message.

La solution consiste généralement à trouver un poste pour une personne dans l'entreprise souhaitée, puis à composer séquentiellement d'autres postes jusqu'à ce que vous trouviez la personne ou le groupe que vous recherchez. Bien que cette technique puisse fonctionner, elle prend beaucoup de temps et est extrêmement peu pratique dans les grandes entreprises. De plus, de nombreuses entreprises sont conscientes de cette tactique et attribuent des extensions de manière plus arbitraire.

Heureusement, il existe un moyen de contacter directement presque n'importe qui dans n'importe quelle entreprise, en utilisant des fonctionnalités peu connues mais très utiles intégrées aux systèmes de messagerie vocale. Vous trouverez ci-dessous un bref résumé de mes conclusions.

Tous les systèmes de messagerie vocale ont la capacité de transférer d'une personne à l'autre et d'accéder à des annuaires téléphoniques automatiques. Beaucoup d’entre eux donneront également des numéros de poste qui peuvent facilement être transformés en numéros à composition directe.

La première chose à faire est d’obtenir un numéro direct. Presque n’importe qui fera l’affaire. Cela peut être fait de différentes manières. Le moyen le plus simple consiste à comparer les numéros de téléphone et de fax d'un bureau. S'ils partagent le même suffixe (c'est-à-dire 415-989-3800 et 415-989-3801), essayez de composer quelque chose autour de ce numéro, comme le 415-989-3822. Si vous recevez un message d'erreur, ne vous inquiétez pas ; J'aborderai la question de la recherche d'un numéro direct vers la fin de cet article.

Une fois que vous obtenez une extension valide (il est essentiel que personne ne réponde, vous devez recevoir un message), vous avez alors tout ce dont vous avez besoin pour commencer.

Chaque système de messagerie vocale est différent, mais certaines touches de votre téléphone afficheront différentes options dans différents systèmes de messagerie vocale. Les premières touches que vous devriez essayer sont la touche « * » et le « # ». Essayez d'appuyer dessus pendant que vous écoutez le message d'accueil de la personne (toujours avant le bip !). Vos résultats seront différents selon le système de messagerie vocale. À des fins pédagogiques, supposons qu'ils disposent d'un système AudixTM.

Un système AudixTM peut être reconnu lorsque vous entendez le message « Votre appel est répondu par Audix ». Il existe des exceptions à cette règle, mais il est facile de confirmer ce système particulier. Avant le bip, appuyez rapidement sur * puis sur 8 sur votre téléphone. Si vous entendez le message « Entrez le numéro de poste à quatre chiffres et le signe dièse », vous êtes dans un système AudixTM.

Maintenant, le plaisir commence. Avec les touches que vous venez d'appuyer, vous pouvez désormais saisir un poste et être transféré vers le bureau de la personne à qui vous souhaitez parler. Après avoir appuyé sur *8, vous avez la possibilité d'appuyer sur * puis sur 2 sur votre téléphone et vous entendrez « Entrez le nom de famille et le signe dièse ». Cela vous permettra de transférer en épelant leur nom de famille.

Le véritable atout d’un système AudixTM est son répertoire. Après avoir appuyé sur *8 ou *2, essayez d'appuyer sur **6 (deux astérisques et un six), et vous entendrez à nouveau « Entrez le nom de famille et le signe dièse ». La différence cette fois-ci est qu'au lieu d'être transféré, le système confirmera le nom de la personne et vous donnera son numéro de poste. Après cela, il attendra patiemment que vous saisissiez un autre nom. Avec cela, on pourrait littéralement collecter des extensions pour tout le monde dans son système de messagerie vocale.

Je fournirai un lien à la fin de cet article vers une carte de référence contenant des instructions pour d'autres systèmes de messagerie vocale, mais il s'agit généralement d'appuyer sur * ou # lors du message d'accueil initial de la messagerie vocale et d'écouter les options qu'il vous propose.

Maintenant que vous disposez d’un poste, laissez-moi vous montrer comment le composer directement.

Il s’agit souvent d’une simple question de remplacement. Par exemple, si le numéro principal d'une entreprise est le 650-327-8000 et que votre poste est le 78239, composez le 650-327-8239. D'autres fois, il peut avoir un préfixe différent. Jetez un œil au numéro de fax de l'entreprise pour voir si elle va s'y « brancher ».

Essayez de voir s'il a un contact sur son site Web pour les relations avec les investisseurs. Ce numéro de téléphone sera très probablement conforme aux autres extensions.

Si tout le reste échoue, Google peut souvent vous donner la réponse dont vous avez besoin. Essayez de rechercher en utilisant le nom de l'entreprise et l'indicatif régional, en utilisant l'opérateur « - » de Google pour exclure les quatre derniers chiffres du numéro de téléphone. En utilisant l'exemple ci-dessus, vous rechercheriez : « Société XYZ » +650 -8000. Cela donnera généralement lieu à des numéros directs pour d'autres personnes de l'entreprise qui doivent être conformes au poste dont vous disposez.

Les informations fournies dans cet article devraient vous donner une idée de la puissance de la navigation sur la messagerie vocale pour éviter les contrôleurs d'accès. Cela étant dit, il existe de nombreuses autres techniques et astuces pour surfer sur la messagerie vocale que celles que nous avons ici dans cet article.

J'ai mis à disposition un PDF sur notre site Web qui vous donnera des commandes d'annuaire pour d'autres systèmes de messagerie vocale, ainsi que d'autres trucs et astuces, ainsi que des instructions plus complètes sur la navigation sur la messagerie vocale.

Veuillez noter que les entreprises peuvent modifier leurs instructions de messagerie vocale et que de nouvelles versions des systèmes de messagerie vocale apparaissent également. Vous devrez donc peut-être modifier légèrement vos techniques dans différentes entreprises ou à mesure que les systèmes sont mis à niveau.

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